1. #

1.1.Herunterladen und installieren #

  • Laden Sie Smart Clinic herunter und installieren Sie die Software.

Für Windows herunterladen

Für macOS herunterladen

  • Smart Clinic starten

Melden Sie sich nach dem Start der Smart Clinic-Software einfach mit Ihren Zugangsdaten an, die wir Ihnen per E-Mail zugesendet haben.

1.2.Einstellungen und Konfiguration #

Das Besondere an unserer Software ist ihre vollkommene Individualisierbarkeit – passend zu Ihrer Praxis! Geben Sie im Dashboard Ihren Praxis-Namen an, laden Sie Ihr Logo hoch und wählen Sie die Hauptfarbe Ihrer Version von Smart Clinic passend zu Ihren Praxis-Farben. Wählen Sie auch die Sprachen aus, in denen Ihr Anamnesebogen Ihren Patienten zur Verfügung stehen soll.

Nach der Installation empfehlen wir daher als Erstes, Ihren Anamnesebogen individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis anzupassen. Klicken Sie dazu im Menü am linken Bildschirmrand auf Einstellungen.

Einstellungen Teil 1

Einstellungen Teil 2

Nach Abschluss aller Einstellungen drücken Sie bitte den Speichern-Button, dann werden alle Ihre Einstellungen übernommen und stehen in Ihrem Anamnesebogen zur Verfügung.

2.Start und Umgang mit Portal #

2.1.Erklärung des Portal-Aufbaus #

Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort angemeldet haben, erscheint als Hauptseite die Patientenliste. Auf der linken Seite sehen Sie das Hauptmenü mit den folgenden Optionen:

  • Patientenliste
  • Bearbeiten
  • Statisitk
  • QR-Code
  • Einstellungen
  • Kennwort ändern
  • Anamnese-Vorschau
  • Abmelden

Wir werden in diesem Dokument jeden Schritt einzeln erklären.

2.2.Patientenliste #

Die Patientenliste ist die Standardansicht der Smart Clinic-Software, hier finden Sie alle ausgefüllten Anamneseboegen Ihrer Patienten. Sobald ein Dokument ausgefüllt wurde, erscheint es in Echtzeit in der Liste.

Auf der Seite finden Sie:

  • Patientenname und -geburtsdatum
  • ausgewählte Sprache des Patienten
  • Ausfülldatum des Anamnesebogens
  • ausgefüllte Anamneseboegen

Die Dokumente können Sie sich in der Vorschau ansehen, herunterladen oder drucken. Sie können auch mittels Name oder Geburtsdatum (im Format ttmmjjjj)nach einem bestimmten Patient suchen.

Patientenliste

2.3.Bearbeiten #

Unter dem Menüpunkt “Bearbeiten” können Sie Ihren Anamnesebogen nach Ihren Vorstellungen anpassen. Fügen Sie eine neue Kategorie oder Frage hinzu, bearbeiten Sie eine bestehende, fügen Sie weitere Sprachen hinzu etc.

Wählen Sie eine Sprache aus und klicken Sie “Weiter”.

Bearbeiten

Nach Auswahl der gewünschten Sprache erscheint folgende Oberfläche zur Auswahl, welchen Teil des Anamnesebogens möchten Sie bearbeiten?

Bearbeiten – Unterpunkte

  • Persönliche Informationen:

In diesem Bereich können Sie alle Texte der ersten Seite des Anamnesebogens bearbeiten, die Ihren Patienten angezeigt werden. Möchten Sie Ihre Patienten zum Beispiel mit “Liebe/r Patient/in” statt “Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient” ansprechen, können Sie dies hier ändern.

  • Kategorien/ Fragen:

In diesem Teil können Sie die Kategorien und Fragen für Ihren Anamnesebogen bearbeiten. Sie können jede Kategorie/ Frage aktualisieren, löschen oder einfach per Drag & Drop neu ordnen.
Wenn Sie alle Sprachen für eine beliebige Kategorie oder Frage bearbeiten möchten, drücken Sie bitte auf das Bearbeiten-Symbol neben der entsprechenden Kategorie oder Frage: Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Details bearbeiten können.
Um Ihre vorgenommenen Änderungen zu speichern, drücken Sie Enter oder scrollen Sie nach unten und drücken Sie den Speichern-Button.

  • DSGVO und Bestätigung: 

Hier können Sie die letzte Seite des Anamnesebogens sowie die Bestätigungsnachricht verändern. Letztere erscheint, nachdem der Patient den Anamnesebogen abgesendet hat.

Wir haben eine Datenschutzrichtlinie in allen Standardsprachen vorformuliert, die Sie einfach so verwenden oder weiter bearbeiten können – oder Sie fügen Ihre eigene Datenschutzerklärung  hinzu.

  • E-Mail:

Haben Sie in den Einstellungen die Option gewählt, dass auch Ihre Patienten den ausgefüllten Anamnesebogen per E-Mail erhalten können, können Sie hier den Text derselben anpassen. Selbstverständlich sind diese Mails Ende-zu-Ende verschlüsselt.

  • Technisch:

In diesem Bereich können Sie die technischen Details verändern. Möchten Sie beispielsweise die Buttons umbenennen oder die Fehlermeldungen anders formulieren? Dies können Sie hier.

Bestätigen Sie sämtliche Änderungen mit Speichern.

2.4.Statistik #

In diesem Abschnitt finden Sie einige hilfreiche Statistiken zu Ihrer Praxis, zum Beispiel zeigt das Diagramm links, wie viele Patienten den Anamnesebogen im aktuellen Monat pro Tag ausgefüllt haben, das rechte zeigt, in welchen Sprachen der Anamnesebogen ausgefüllt wurde.

Diese Informationen helfen Ihnen, mehr über Ihre Patienten zu erfahren.

2.5.QR-Code #

„Scannen und Ausfüllen“ – Der moderne Weg, Ihren Patienten den Anamnesebogen zur Verfügung zu stellen, führt über einen QR-Code.

Diesen können Ihre Patienten mit Ihrem eigenen mobilen Endgerät (z. B. mit einem Smartphone) scannen und erhalten so Zugriff auf Ihren Anamnesebogen. Hängen Sie den QR-Code daher z.B. an der Eingangstür, der Rezeption oder im Wartezimmer gut sichtbar aus.

Unter diesem Menüpunkt können Sie einen QR-Code in der gewünschten Größe für Ihren Anamnesebogen generieren. Laden Sie Ihren QR-Code herunter, drucken Sie ihn aus und ermöglichen Sie so Ihren Patienten, Ihren Anamnesebogen einfach kontaktlos und digital auszufüllen.

2.6.Einstellungen #

Hier können Sie einige Einstellungen für Ihren Anamnesebogen sowie auch für Ihr Dashboard vornehmen:

  • Praxisname: Fügen Sie Ihren Praxisnamen hinzu, dieser wird natürlich im Anamnesebogen erscheinen, aber beispielsweise auch in der E-Mail an Ihre Patienten.
  • Hauptfarbe: Hiermit ändern Sie die Farbe u.a. der Überschriften und Buttons. Sie können die gewünschte Farbe auf der Farbtafel anpassen oder die Farbnummer angeben – wir empfehlen Ihnen die Farbe Ihres Logos oder Ihrer Website.
  • Logo: Laden Sie hier Ihr Logo hoch, damit es im Anamnesebogen und der daraus hervorgehenden PDF-Datei erscheint.
  • Sprachen: Hier finden Sie eine Liste aller Ihnen aktuell zur Verfügung stehenden Sprachen sowie deren Status. Sie können jede Sprache einzeln ein-/ausschalten, um sie für Ihre Patienten verfügbar oder nicht verfügbar zu machen.
    Die Statusbedeutung ist wie folgt:

    • Ein grüner Kreis bedeutet, dass alle Kategorien und Fragen übersetzt wurden und die Sprache Ihren Patienten nun angeboten werden kann.
    •  Ein roter Kreis steht für eine bislang unvollständige Übersetzung, diese Sprache können Sie Ihren Patienten noch nicht zur Verfügung stellen. Sie sehen jedoch eine Zusammenfassung mit einer Zählung der fehlenden Kategorien und Fragen.

Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, drücken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehemn.

2.7.Passwort ändern #

Mit dem Formular auf dieser Seite können Sie Ihr Passwort ändern.
Für ein starkes Passwort richten Sie sich bitte nach folgenden Kriterien:

  • mind. 8 Zeichen lang
  • mind. ein Großbuchstabe
  • mind. ein kleiner Buchstabe
  • mind. eine Ziffer

2.8.Anamnese-Vorschau #

Schauen Sie sich an, wie Ihr Anamnesebogen aktuell aussieht.

3.Ausfüllen des digitalen Anamnesebogens #

Wir empfehlen v.a. drei Wege, Ihren Patienten den digitalen Anamnesebogen anzubieten:

  1. Erstellen Sie in unserem Dashboard einen Link, mit dem Ihre Patienten z.B. über einen neuen Button auf Ihrer Website auf Ihren digitalen Anamnesebogen zugreifen können. Wenden Sie sich diesbzgl. ggf. an Ihren Systemadministrator, bei Bedarf können auch wir Ihnen weiterhelfen.
  2. Generieren Sie mithilfe unserer Software einen QR-Code, den Sie z.B. an Ihrer Rezeption aushängen.
  3. Stellen Sie in Ihren Praxisräumen ein Tablet zum Ausfüllen zur Verfügung.

3.1.Online von Ihrer Website #

Sie können Ihren digitalen Anamnesebogen einfach mit Ihrer Website zusammenführen, indem Sie einen neuen Button in Ihrer Website einfügen. Dieser könnte zum Beispiel „Digitaler Anamnesebogen“ heißen; klickt ein Patient auf diesen Button, wird er zu Ihrem Formular weitergeleitet.
Um den Button zu Ihrer Website hinzuzufügen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Wahlen Sie den Menüpunkt “QR-Code” an.
  2. Drücken Sie auf Generieren.
  3. Kopieren Sie den Link, der unter dem QR-Code erscheint.
  4. Erstellen Sie an beliebiger Stelle auf Ihrer Website einen neuen Button und verknüpfen Sie ihn mit mit diesem Link.*

Jetzt ist Ihr Anamnesebogen online!

*Wir empfehlen, Schritt 4 von einem Experten durchführen zu lassen; kontaktieren Sie ggf. Ihren Website-Administrator. Sollen wir dies für Sie tun, erheben wir eine zusätzliche Gebühr von 49€.

3.2.Tablet im Wartezimmer #

Stellen Sie Ihren Patienten in Ihren Praxisräumen Tablets zur Verfügung, um Ihren digitalen Anamnesebogen auszufüllen.
Smart Clinic unterstützt sowohl Android als auch iOS/iPadOS. Wir haben passende Geräte hier für Sie zusammengetragen: unsere Empfehlungen.
Öffnen Sie den Internetbrowser auf Ihrem Tablet und geben Sie den mithilfe unserer Software erstellten Link zu Ihrem Anamnesebogen ein. Sie können ihn unter dem Menüpunkt „QR-Code“ erstellen.
Damit der Patient die App während der Nutzung nicht verlassen kann, empfehlen wir, den Kiosk-Modus für sie zu aktivieren.
Damit Ihr Anamnesebogen nicht versehentlich geschlossen werden kann, ist es besonders sinnvoll, die App im Kiosk-Modus laufen zu lassen. Das verhindert den Missbrauch von anderen Daten und Anwendungen auf dem Tablet und stellt sicher, dass nur Ihr Anamnesebogen verwendet wird.
Dabei wird das Tablet so eingestellt, dass die Anwendung nicht ohne die Eingabe einer PIN verlassen werden darf.
Um den Kiosk-Modus in iPadOS einzurichten:
  1. Öffnen Sie auf dem iPad die Systemeinstellungen.
  2. Navigieren Sie zu dem Menüpunkt “Bedienungshilfen” und wählen dort dann “Geführter Zugriff” aus.
  3. Schalten Sie den “Geführten Zugriff” ein.
  4. Nun können Sie die gewünschte Website öffnen, geben Sie hierzu den mithilfe unserer Software erstellten Link zu Ihrem Anamnesebogen ein. Sie können ihn unter dem Menüpunkt „QR-Code“ erstellen.
  5. Drücken Sie dreimal die Power- oder Home-Taste. Drücken Sie zum Aktivieren des Kiosk-Modus auf “Starten” und vergeben Sie eine PIN, die Sie zum Deaktivieren des Modus benötigen.
Cave: Falls Sie die PIN vergessen, können Sie den Modus unter Umständen nicht mehr beenden!
  1. Zum Verlassen des geführten Zugriffs / Kiosk-Modus, drücken Sie erneut dreimal die Power- bzw. die Home-Taste, geben die vorher vergebene PIN ein und drücken dann links oben auf “Beenden”. Alternativ können Sie rechts oben den Modus fortsetzen.
Weitere Informationen zum geführten Zugriff finden Sie hier: https://support.apple.com/de-de/HT202612[https://support.apple.com/de-de/HT202612]

 

3.3.QR-Code #

„Scannen und Ausfüllen“ – Der moderne Weg, Ihren Patienten den Anamnesebogen zur Verfügung zu stellen, führt über einen QR-Code.

Diesen können Ihre Patienten mit Ihrem eigenen mobilen Endgerät (z. B. mit einem Smartphone) scannen und erhalten so Zugriff auf Ihren Anamnesebogen. Hängen Sie den QR-Code daher z.B. an der Eingangstür, der Rezeption oder im Wartezimmer gut sichtbar aus.

Unter diesem Menüpunkt können Sie einen QR-Code in der gewünschten Größe für Ihren Anamnesebogen generieren. Laden Sie Ihren QR-Code herunter, drucken Sie ihn aus und ermöglichen Sie so Ihren Patienten, Ihren Anamnesebogen einfach kontaktlos und digital auszufüllen.

4.Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

1- Kann ich die Fragen meines digitalen Anamnesebogens bearbeiten?
Ja, über das Dashboard können Sie den Bogen individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen. Sie können neue Kategorien und Fragen hinzufügen, bestehende verändern, zu Pflichtfragen machen etc. Bestimmen Sie die Reihenfolge oder auch, welche Sprachen Sie Ihren Patienten anbieten möchten.

 

2- Kann ich Sprachen hinzufügen oder voreingestellte abschalten?
Ja, Sie können die angebotenen Sprachen über das Dashboard verwalten, beliebig viele hinzufügen oder abschalten. In den Einstellungen können Sie festlegen, in welcher Sprache Sie die ausgefüllten Bögen erhalten möchten, unabhängig von der Ausfüllsprache Ihrer Patienten.

 

3- Müssen Patienten eine ِApp auf ihren Telefonen installieren, um die digitale Anamnese ausfüllen zu können?
Nein, sie können die bevorzugte Sprache auswählen, den Bogen ausfüllen und absenden, OHNE eine App zu installieren.

 

4- Erhalten die Patienten eine Kopie ihres ausgefüllten Anamnesebogens per E-Mail?
Ja, Sie können diese Option in den Einstellungen aktivieren.

 

5- In welcher Sprache erhalten meine Patienten ihre Kopie per E-Mail?
Sie können wählen, ob Ihre Patienten den ausgefüllten Anamnesebogen in ihrer Ausfüllsprache oder in Ihrer Praxis-Sprache erhalten sollen.

 

6- Kann ich das Design des Anamnesebogens verändern?
Ja, dies können Sie einfach über Ihr Dashboard tun. Laden Sie beispielsweise Ihr Logo hoch und passen Sie die Hauptfarbe an Ihre Praxisfarben an. Sie können auch zwischen einer Darstellung in zwei oder drei Spalten wählen.

 

7- Wie kann ich meinen Patienten den digitalen Anamnesebogen zur Verfügung stellen?
Wir empfehlen hierzu v.a. drei Wege:

  • Erstellen Sie in unserem Dashboard einen Link, mit dem Ihre Patienten z.B. über einen neuen Button auf Ihrer Website auf Ihren digitalen Anamnesebogen zugreifen können. Wenden Sie sich diesbzgl. ggf. an Ihren Website-Administrator, bei Bedarf können auch wir Ihnen weiterhelfen.
  • Generieren Sie mithilfe unserer Software einen QR-Code, den Sie z.B. an Ihrer Rezeption aushängen.
  • Stellen Sie in Ihren Praxisräumen ein Tablet zum Ausfüllen zur Verfügung.

 

8- Ich möchte weitere Dokumente digitalisieren, ist das möglich?
Gerne können wir Sie weitergehend unterstützen, unsere Software ist flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch.

 

9- Wie lange dauert es, bis ich den digitalen Anamnesebogen im Alltag einsetzen kann?
Sobald Sie Ihre Bestätigungsmail mit Ihren Zugangsdaten erhalten (üblicherweise binnen 3 bis 4 Stunden) und den Anamnesebogen auf Ihre Praxis angepasst haben, können Sie ihn Ihren Patienten anbieten. Wenn Sie nur wenige Änderungswünsche haben, ginge es noch am selben Tag der Bestellung!

 

10- Welche Betriebssysteme werden von der Software unterstützt?
Smart Clinic kann mit jedem gängigen Betriebssystem installiert werden. Windows, macOS und Linux werden unterstützt.

 

11- Wie binde ich den digitalen Anamnesebogen in meine Website ein?
Für Unterstützung wenden Sie sich am besten an Ihren Website-Administrator. Alternativ können auch wir Ihnen weiterhelfen, indem wir z.B. einen neuen Button auf Ihrer Website zur Verlinkung erstellen – natürlich angepasst an das restliche Design.

 

12 – Braucht mein Team eine Schulung?
Wir haben Smart Clinic zusammen mit Ärzten entwickelt, sodass wir davon überzeugt sind, dass unsere Software für Sie und Ihr Team intuitiv anwendbar ist. Sollten Sie dennoch eine Einführung wünschen, stehe wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung